Upphandling

Rätten att köpa/upphandla tjänster och varor är delegerad till vissa utpekade anställda. Detta innebär att ingen annan anställd än de som fått denna rätt delegerad till sig, har rätt att ta kontakt med någon leverantör för att beställa/upphandla/köpa en vara eller tjänst.

Om du vill fördjupa dig i hur upphandlingar ska gå till både enligt lagar och förordningar samt rent praktiskt klicka på: www.upphandlingsstod.se


Dnr 11/217

Upphandlingsrutin för KMH

 

1 Upphandling med anbuds- eller avropsförfrågan

Rutinen är uppställd i kronologisk ordning som avser stegen i en upphandling med anbuds- eller avropsförfrågan. Direktupphandlingar kräver inte samma dokumentation utan beskrivs i ett senare avsnitt.

Skillnaden mellan anbuds- och avropsförfrågan är att anbudsförfrågan avser en upphandling där det inte redan finns ett ramavtal och avropsförfrågan avser en upphandling där det finns ett ramavtal som förutsätter konkurrensutsättning. Vid konkurrensutsättning så skall flera leverantörer som är angivna i ramavtalet få tävla om att få leverera.

All upphandling med detta förfarande ska göras i samverkan med upphandlingsansvarig på KMH.

1.1 Beslut om upphandling

Ett nytt diarienummer tas fram för ärendet. Förvaltningschefen fattar beslut om att upphandling skall ske och anger ev. villkor för upphandlingen. Det framtagna diarienumret ska följa ärendet t.o.m. tilldelningsbeslutet, d.v.s. varje dokument som upprättas inom KMH som rör upphandlingen ska ha samma diarienummer utom avtalet eller kontraktet som upphandlingen resulterar i.

1.2 Förfrågan tas fram

Anbuds- eller avropsförfrågan tas fram och stäms av med berörda parter på KMH vad gäller specifikationer, mängder m.m.

1.3 Utskick

Vid detta tillfälle bör datum för öppnande av anbud fastställas. Meddela Internservice om att anbud kommer att komma vid ett angivet datum och med en viss märkning så att anbuden lämnas obrutna till registrator.

1.3.1 Anbudsförfrågan

Annons publiceras i OPIC. Har man någon eller några leverantörer som man vill ska vara med så skickar man anbudsförfrågan till dem.

1.3.2 Avropsförfrågan

Avropsförfrågan skickas ut till alla de leverantörer som ramavtalet listar. Originalet ska lämnas till registrator och på meddelandet skall antecknas vilken dag det skickades och till vem samt att den handläggare som skickar det skall signera anteckningen.

1.3.3 Gemensamt för båda förfarandena

I förfrågan ska som mottagare av svar anges KMH med attention registrator och kuvertet märkt med KMH:s diarienummer för ärendet och valfri passande rubrik om svaret ska vara skriftligt. Om svaret får skickas in med e-post ska svaret adresseras till registrator@kmh.se och ha diarienumret och valfri passande rubrik i ämnesraden.

1.4 Frågor från leverantörer

Eventuella frågor från presumtiva leverantörer ska besvaras så att samtliga intresserade anbudsgivare får både fråga och svar. Det kan ske via OPIC:s webbsida, KMH:s webbsida eller e-post beroende på vad som är mest praktiskt.

1.5 Anbud anländer

De anbud som levereras till KMH med post datumstämplas av registrator. Anbud som lämnats in över disk till Internservice ska stämplas med datum och tid för mottagandet och läggas för sig oöppnade. Anbud som kommit in med e-post är automatisk tidsstämplade av epostprogrammet.

Anbuden läggs för sig hos registrator oöppnade. För anbud som kommit med e-post läggs de i en speciell epostlåda hos registrator.

1.6 Anbuden öppnas

Minst två personer skall närvara vid öppnande av anbuden. Ett protokoll ska föras vid öppnandet. Det ska innehålla:

1 Rubrik som anger vilket ärende som avses och diarienummer.

2 Datum och klockslag för öppning.

3 Namnen på de som öppnat anbuden.

4 Ett löpnummer d.v.s. 1 för det först öppnade anbudet osv.

5 Namn på anbudsgivaren.

6 Datum och ev. tidpunkt när anbudet kommit till KMH.

7 En rubrik som beskriver resp. dokument och dess antal sidor.

8 En ev. anmärkning.

9 Namnet på ansvarig upphandlare.

10 Underskrift av deltagarna.

 

Respektive anbud ska märkas med anbudets löpnummer och ev. under ID-nummer på varje inskickat dokument. T.ex. 1:1 för första anbudets första dokument.

Innehåller dokumenten många sidor ska en av öppningsförrättarna sätta sitt signum i nedre högra hörnet på varje sida.

Originalet lämnas till registrator och ansvarig upphandlare behåller en kopia.

Det finns en mall för öppningsprotokoll framtagen hos upphandlingsansvarig på KMH.



När protokollet är klart lämnas det till registrator. Protokollet är nu en offentlig handling.

1.7 Utvärdering

Anbuden utvärderas enligt det som angivits i anbuds- eller avropsförfrågan. En promemoria skrivs där varje utvärderingskriterium anges och hur resp. anbudsgivare bedömts i förhållande till kriteriet. Till slut anges vilken anbudsgivare som kommit närmast utvärderingskriterierna. Promemorian ska vara så utförlig att det utan svårighet ska gå att förstå vilken anbudsgivare som ”vunnit” utvärderingen. I promemorian ska också fram gå vilka som deltagit i utvärderingen. Promemorian ska vara märkt med samma diarienummer som anbudsförfrågan.

1.8 Tilldelningsbeslut

Förvaltningschefen fattar beslut om vilken anbudsgivare som tilldelas kontrakt utifrån slutsatsen i utvärderingspromemorian. Tilldelningsbeslutets original ska tillsammans med utvärderingspromemorian lämnas till registrator.

Ett tilldelningsmeddelande skickas ut till alla deltagande anbudsgivare där det framgår vilken anbudsgivare som blivit tilldelad kontraktet och skälet till detta. Det originalet ska lämnas till registrator och på meddelandet skall antecknas vilken dag det skickades och till vem samt att den handläggare som skickar det skall signera anteckningen.

1.9 Avtal eller kontrakt

Om tilldelningsmeddelandet skickats ut med e-post så får inte avtal eller kontrakt skrivas förrän på elfte dagen efter det datum meddelandet skickades. Om däremot meddelande skickades med post kan man inte skriva kontrakt förrän den 16 dagen efter det att meddelandet skickades. Under den angivna tidsfristen kan någon anbudsgivare begära överprövning av upphandlingen hos en förvaltningsdomstol. Därmed förlängs automatiskt tidsfristen till elfte dagen efter att domstolen fattat beslut om att köparen gjort rätt. Finner däremot domstolen att köparen begått ett fel så kan den besluta att upphandlingen är ogiltig och ska göras om eller avbrytas.

Avtalet eller kontraktet ska tecknas av båda parters firmatecknare som för KMH är förvaltningschefen eller i sällsynta fall rektor. Avtalet skall få ett eget diarienummer. I diarieprogrammet ska ärendets ärenderubrik börja med texten ”Avtal om.....”. Originalet ska lämnas till registrator.

1.10 Överprövning av upphandling genom avrop från ramavtal

Överprövning kan inte göras vad gäller upphandling genom avrop från ramavtal. Däremot kan en leverantör begära att avtalet ogiltigförklaras. En sådan begäran kan lämnas in till allmän domstol långt efter det att avtalet slutits. När en leverantör begär hos domstol att avtalet ska ogiltigförklaras ska omedelbart juridisk expertis anlitas.

1.11 Uppföljning

Den eller de avdelningar eller institutioner som nyttjar de avtalade varorna eller tjänsterna måste under hela avtalstiden följa upp hur leverantören uppfyller avtalet. Alla klagomål på leveranser och motsvarande ska också meddelas KMH:s upphandlingsansvarig som tillsammans med ramavtalsansvarig eller förvaltningschefen avgör om rättsliga åtgärder ska vidtas. Klagomålen kan också leda till att KMH får göra avsteg från ett ramavtal.

Det är därför viktigt att samla på sig god dokumentation om hur en leverantör sköter sig för att kunna ta sig ur ett avtal där leverantören inte klarar sitt åtagande.

 

2 Direktupphandling

Direktupphandling innebär att man beställer varan eller tjänsten från endast en leverantör. Det kan man göra om utgiften för upphandlingen understiger 15% av gränsvärdet för en EU-upphandling under den tänkta avtalsperioden ( 2010 var beloppet 287 000 SEK). Om man avser göra det för ett belopp som överstiger nämnda 15% så måste man annonsera detta i OPIC och om beloppet överstiger EU-gränsvärdet också i Official Journal. I annonsen ska skälen till att man väljer direktupphandling anges. Om EU-kommissionen, Kammarkollegiet eller någon leverantör bestrider rätten att direktupphandla inom 10 dagar så får man inte direktupphandla utan att saken avgörs i domstol. Detta gäller även om man anger att direktupphandlingen sker av konstnärliga skäl.

Enligt ett rektorsbeslut ska belopp under 21 000 SEK för varor beslutas av den som ska finansiera köpet samma gäller även belopp mellan 21 000 SEK och 105 000 SEK men då bör ansvarig chef skriva ett beslut om inköp. För upphandlingar som avser varor där utgiften överstiger 105 000 kr beslutas av förvaltningschefen.

Annons om direktupphandling och beslut om direktupphandling ska diarieföras med ett eget diarienummer som skall följa ärendet t.o.m. beställning. Alla original ska lämnas till registrator.

Eventuella avtal som tecknas p.g.a. en direktupphandling ska ha ett eget diarienummer och originalen ska lämnas till registrator.

 

3 Avstegsanmälan

Om man av olika anledningar inte vill använda ett statligt ramavtal så ska detta anmälas till Kammarkollegiet. I denna anmälan ska anges varför man inte kan använda ramavtalet och hur man tänker göra en egen upphandling.

På samma sätt ska man anmäla avsteg om man hellre vill använda en leverantör som har ramavtal men inte får leverera till KMH p.g.a. ramavtalets villkor. Det kan röra sig om att leverantören inte har det sortiment som KMH använder eller motsvarande.

Alla meddelande om avsteg ska diarieföras och diarienumret ska följa ärendet fram till ett eventuellt avtal eller kontrakt som ska ha ett eget diarienummer. Originalet ska lämnas till registrator.

 

Rutinen är fastställd av förvaltningschefen den 17 maj 2011.

Uppdaterad 2016-08-19