Tips för genomförande av digitala möten

Här får du generella råd och tips om hur du förbereder och genomför digitala möten.

I ett möte finns oftast följande roller, mötesledare som håller struktur på mötet genom agenda samt som fördelar ordet och bevakar att mötestiden hålls.

I större möten kan en moderator behöva utses. Moderatorn har utökade möjligheter att styra över mötets tekniska delar, till exempel stänga allas mickar respektive videokameror centralt och avsluta mötet.

Det kan även vara bra att utse någon som för anteckningar.

Före mötet

• Avsätt tid för att förbereda ditt möte.

• Välj verktyg för distansmötet:
  - Zoom för distansundervisning
  - Microsoft Teams eller Zoom för administrativa möten

• Utse mötesledare (och ev moderator).
• Förbered agenda för mötet.
• Schemalägg mötet direkt i Zoom respektive Microsoft Teams och bjud in aktuella personer.
• Använd gärna hörlurar med mikrofon, till exempel headset.
• Se till att internetanslutning finns.
• Använd gärna nätverkskabel för mötet eftersom det ger en säkrare uppkoppling jämfört med wifi.
• Kontrollera att mikrofon och kamera fungerar.

Under mötet

• Anslut till mötet före utsatt tid. 
• Kameran ska vara placerad i ögonhöjd. Höj gärna med några böcker under datorn så får du en bättre vinkel.
• Undvik att ha starkt ljus bakom dig.
• Använd gärna en bakgrundsbild (går att lägga till i både Zoom och Teams) alternativt sudda ut konturerna i bakgrunden (funktion i Teams och Zoom).
• Använd video när du ska prata så att alla ser dig (du deltar inte med påse på huvudet i fysiska möten). Stäng dock av videon om uppkopplingen är dålig.
• Stäng av mikrofonen när du inte själv pratar för att undvika onödigt bakgrundsljud.
• Om ni är många mötesdeltagare, använd vinka eller funktionen räck-upp-handen när du vill säga något, alternativt använd chatten för att lyfta något särskilt eller bifoga länk.
• Stäng av ljudet på telefonen och svara inte om det ringer.
• Sitt still! Gå inte runt med din dator eller telefon när du deltar i ett digitalt möte.

Särskilt för mötesledare

• Anslut gärna 10 minuter före utsatt tid när du ska hålla i mötet.
• Börja mötet på utsatt tid och håll tidplanen för mötet.
• Utse någon att ta anteckningar.
• Börja med hej-runda och låt deltagarna presentera sig om de är okända för varandra.
• Ange syfte med mötet och följ agendan. 
• Fördela ordet i turordning efter den som begär ordet.
• Involvera gärna alla deltagare, så att alla är aktiva och får möjlighet att bidra till samtalet samt hålla koncentrationen på mötet.
• Stäng av ljudet hos deltagare vars bakgrundsljud upplevs som störande.

Stöd från produktionsavdelningen

Om du själv ska hålla i ett digitalt möte/lektion/hybridmöte (hybrid=deltagare både på plats och via video på distans) kan du få stöd av produktionsavdelningen. Det är då bra att ha tänkt igenom hur mötet är tänkt att genomföras innan du kontaktar produktionsavdelningen.

Möte/undervisning via Zoom – checklista, skärmvagn och sändstationer.