Allmänna handlingar, diarieföring

Här beskriver vi övergripande vad dokumenthantering, allmänna handlingar och arkivering är. Ansvaret för dessa frågor har Enheten för ledningsstöd.

Allmänna handlingar

En handling är något som innehåller information – ett dokument, ett e-postmeddelande, en ljudupptagning på ett USB-minne, en DVD-skiva eller liknande. När en handling kommer in till myndigheten eller upprättas/skapas och förvaras vid högskolan kan det bli en allmän handling. De flesta allmänna handlingar är offentliga, och kan begäras ut av varje medborgare. Handlingar kan beläggas med sekretess.

Diarieföring

Alla allmänna handlingar ska diarieföras, och när ärendet är avslutat, arkiveras. Det finns undantag, till exempel behöver du inte diarieföra sådant som du bedömer är av ringa betydelse för verksamheten – direktreklam, inbjudningar, rutinförfrågningar, etc. Du behöver inte heller diarieföra sådant som hålls ändå hålls ordnat i mappstrukturer, register, databaser eller liknande.

Arkivering

KMH:s arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att går att del av handlingarna. Det ska också täcka behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, samt forskningens behov. Vi ska också underlätta sökandet efter information i arkivet, med hjälp av förteckningar och planerad dokumenthantering.

Kontakta LE

Ansvaret för frågor kring dokumenthantering, ärenden, handlingar och arkiv ligger hos Enheten för ledningsstöd.

Vid frågor om handlingar och diarieföring, kontakta registrator, Helena Österberg Dahlström.

Vid frågor om arkivet och arkivering, kontakta Björn Larsson.

Relaterad kontakt