Representation

Representation ingår som ett naturligt led i KMH:s kontakter med omvärlden. Representation kan även rikta sig inåt mot högskolans personal. Utgångspunkten är att representation ska ha ett direkt samband med verksamheten, vara måttlig och ske med gott omdöme samt inte vara lyxbetonad.

Extern representation

Extern representation riktar sig utåt mot KMH:s kontakter med omvärlden, andra myndigheter, företag eller branschorganisationer. Syftet är att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten, eller som ett led i högskolans marknadsföring.

Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer ska inte förekomma. Antalet deltagare från KMH ska vara skäligt i förhållande till externa representanter.

Som anställda inom statlig förvaltning har vi ett särskilt ansvar att upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet i vår tjänsteutövning. Det gäller även att i representationssammanhang undvika situationer som kan leda till att förtroendet för KMH påverkas negativt.

Intern representation

Intern representation riktar sig till KMH:s personal och är i första hand en form av personalvård.

Exempel på intern representation är personalfester (personaldagen, julbord), interna kurser och interna konferenser (planeringskonferenser).

Beslut om representation inom fastställda beloppsgränser och regler fattas av respektive akademi- eller avdelningschef. Det är dock inte tillåtet att attestera egen kostnad för representation utan detta görs av närmaste chef.

Arbetsmåltider

Måltider i samband med arbetsmöte i den ordinarie verksamheten (löpande arbete) faller inte inom ramen för intern representation utan räknas som en skattepliktig förmån enligt gällande skattelagstiftning.

Redovisning av kostnader

För att få ersättning för utlägg som avser representation behöver du

• kvitto med alla utgifter
• datum för representationen
• syfte med representationen, till exempel program eller dagordning
• namn på samtliga personer som har deltagit
• skriftligt godkännande om representationen avviker från gällande regler eller beloppsgränser.
  

Vid enklare förtäring, till exempel i samband med interna informationsmöten, är det godtagbart att förutom syfte endast att antal personer i gruppen anges.

Gåvor till externa

Representationsgåvor kan överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller liknande.

Gåvor till anställda – uppvaktning

Enligt huvudregeln är en gåva från arbetsgivaren att betrakta som en skattepliktig förmån. Undantag utgörs av julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva efter beslut av rektor och inom Skatteverkets beloppsgränser.

Minnesgåva lämnas när en anställd går i pension samt vid utmärkelsen NOR (”För Nit och Redlighet inom rikets tjänst”).

Vid jämna födelsedagar och anställningens upphörande kan KMH stå för enklare blomsteruppvaktning samt kaffe och tårta.

Beloppsgränser

Inom beloppsgränsen för representation ska samtliga utgifter för måltid (lunch/middag) inklusive dryck rymmas. Alla belopp nedan är angivna inklusive moms och per person och representationstillfälle.

Extern representation

Intern representation

Gåvor