Resor

Vid planering av resa ska du tänka på följande:

• Behovet – är det möjligt att ersätta resan med ett resfritt alternativ, som webb-, video- eller telefonkonferens?
• Beslut – har din närmaste chef godkänt resan?
• Miljöhänsyn – är det nödvändigt att flyga? Allmänna kommunikationsmedel är oftast bästa alternativen ur både säkerhets- och miljöaspekt och tåg bör prioriteras.
• Kostnadseffektivitet – planera din resa i god tid för att få lägre kostnader och möjlighet att utnyttja rabatter och samordning. Webb-, video- och telefonmöten är praktiskt taget gratis.
• LOU – alla inköp/resebokningar ska ske i överensstämmelse med lagen om offentlig upphandling. Samtliga beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, taxi, visum, etc., ska göras via avtalad leverantör. Undantag är kortare resor inom Stockholms län.

Riktlinjer för resor Pdf, 123.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Du ska alltid komma överens med din chef innan du bokar en tjänsteresa. Du kan sedan boka den på två olika sätt:

1. Använd självbokningssystemet Cytric Länk till annan webbplats..
   
2. Kontakta resebyrån per telefon eller e-post.
   

Så loggar du in i Cytric

Alla anställda ska ha fått ett användarkonto, men om du saknar konto kan du mejla ekonomi@kmh.se för att få ett konto registrerat.

Använd din mejladress som användarnamn när du loggar in i Cytric.

Första gången du loggar in kan du behöva ändra ditt lösenord. Klicka på Glömt lösenord och följ instruktionerna för att begära en lösenordsåterställning.

Obligatoriska uppgifter

Vid bokning av tjänsteresa ska du ange

• syfte med resan

• beställarreferens (en kod som visar vem som ska granska fakturan – stäm av med din chef vilken kod som ska användas).

När resan är bokad får du en orderbekräftelse från Stureplans Resor på e-post.

Därför ska du använda den upphandlade resebyrån

• Vi sänker kostnaderna genom effektivare hantering av tjänsteresor.
• Ökar säkerheten genom kännedom om var KMH:s resenärer befinner sig om nödsituation uppstår.
• Minskar klimatpåverkan genom förenklad jämförelse av olika resealternativ.
• Följer lagen om offentlig upphandling.

Du kan få reseförskott för utlägg och traktamente. Resan ska vara godkänd och attesterad av din chef, därefter kan du få reseförskott hos ekonomienheten.

Redovisning ska ske senast en månad efter det att resan avslutats i Primula Länk till annan webbplats.. Om du är berättigad till traktamente eller milersättning för resan ska redovisning för hela resan göras.

Syftet med tjänsteresan ska anges tydligt även tidpunkt för resan.

Kvitton ska alltid bifogas i original och det ska framgå vad utlägget avser.

Lärares reseräkningar slutattesteras av akademichef, övrig personals reseräkningar slutattesteras av respektive avdelningschef.

Därefter lämnas dessa till löneadministratör på personalavdelningen för inregistrering i lönesystemet.

Telefon: 08-665 10 00
E-postadressen: affarsresor@stureplans.se

Självbokningssystemet Cytric Länk till annan webbplats.

Om du saknar inloggningsuppgifter till självbokningssystemet, mejla ekonomi@kmh.se.