Resor

Här finns riktlinjer och praktisk information om hur du bokar och redovisar din tjänsteresa. KMH har avtal med Stureplans Resor. Samtliga tjänsteresor ska bokas genom dem. Det gäller flyg, tåg, övriga färdmedel samt hotell i Sverige och utomlands.

Riktlinjer för resor

Vid planering av resa ska du tänka på följande:

  • Behovet – är det möjligt att ersätta resan med ett resfritt alternativ, som webb-, video- eller telefonkonferens?
  • Beslut – har din närmaste chef godkänt resan?
  • Miljöhänsyn – är det nödvändigt att flyga? Allmänna kommunikationsmedel är oftast bästa alternativen ur både säkerhets- och miljöaspekt och tåg bör prioriteras.
  • Kostnadseffektivitet – planera din resa i god tid för att få lägre kostnader och möjlighet att utnyttja rabatter och samordning. Webb-, video- och telefonmöten är praktiskt taget gratis.
  • LOU – alla inköp/resebokningar ska ske i överensstämmelse med lagen om offentlig upphandling. Samtliga beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, taxi, visum, etc., ska göras via avtalad leverantör. Undantag är kortare resor inom Stockholms län.

Riktlinjer för resorPDF

Boka tjänsteresa

Du måste alltid komma överens med din chef innan du bokar. När din chef godkänt resan kan du boka den på två sätt:

  1. använd självbokningssystemetlänk till annan webbplats Cytric.
  2. kontakta resebyrån per telefon eller e-post

Använd i förstahand självbokningssystemet då det är det visar fler möjliga resalternativ samt är det kostnadseffektivaste alternativet för KMH. Vid bokning av tjänsteresa ska du ange syfte med resan/hotellvistelsen samt beställarreferens, som anger den person som ska granska fakturan, exempelvis KMHCLD01. Stäm av med din chef vilken kod som ska användas. När resan är bokad får du orderbekräftelse från Stureplans Resor på e-post.

Därför ska du använda den upphandlade resebyrån:

  • Vi sänker kostnaderna genom effektivare hantering av tjänsteresor.
  • Ökar säkerheten genom kännedom om var KMH:s resenärer befinner sig om nödsituation uppstår.
  • Minskar klimatpåverkan genom förenklad jämförelse av olika resealternativ.
  • Följer lagen om offentlig upphandling.

Reseförskott

Du kan få reseförskott för utlägg och traktamente. Resan ska vara godkänd och attesterad av din chef, därefter kan du få reseförskott hos ekonomienheten.

Redovisning av resa

Redovisning ska ske senast en månad efter det att resan avslutats. Om du är berättigad till traktamente eller milersättning för resan ska redovisning för hela resan göras på reseräkningsblankett.

Reseräkning, SverigePDF

Reseräkning, utlandPDF

Bilaga till reseräkningPDF

Syftet med tjänsteresan ska anges tydligt på blanketten, även tidpunkt för resan.

Kvitton ska alltid bifogas i original och det ska framgå vad utlägget avser.

Lärares reseräkningar slutattesteras av akademichef, övrig personals reseräkningar slutattesteras av respektive avdelningschef.

Därefter lämnas dessa till löneadministratör på personalavdelningen för inregistrering i lönesystemet.

Kontaktuppgifter till Stureplans Resor

Telefon: 08-665 10 00
E-postadressen: affarsresor@stureplans.se

Inloggningsuppgifter till självbokningssystemetlänk till annan webbplats har du fått via e-post. Om du saknar inloggningsuppgifter ska du vända dig direkt till resebyrån.

Relaterad kontakt