Resor

Här finns riktlinjer och praktisk information om hur det går till när du bokar och redovisar din tjänsteresa. KMH har avtal med BIG Travel Sweden AB. Samtliga tjänsteresor ska bokas genom dem. Det gäller flyg, tåg och övriga färdmedel i Sverige och utomlands. Hotell bokar du antingen genom BIG Travel eller på egen hand.

Riktlinjer för resor

Vid planering av resa ska du beakta följande:

  • Behovet – är det möjligt att ersätta resan med ett resfritt alternativ, som webb-, video- eller telefonkonferens?
  • Beslut – har din närmaste chef godkänt resan?
  • Miljöhänsyn – är det nödvändigt att flyga? Allmänna kommunikationsmedel är oftast bästa alternativen ur både säkerhets- och miljöaspekt och tåg bör prioriteras.
  • Kostnadseffektivitet – planera din resa i god tid för att få lägre kostnader och möjlighet att utnyttja rabatter och samordning. Webb-, video- och telefonmöten är praktiskt taget gratis.
  • LOU – alla inköp/resebokningar ska ske i överensstämmelse med lagen om offentlig upphandling. Samtliga beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, taxi, visum, etc., ska göras via avtalad leverantör, se nedan. Undantag är kortare resor inom Stockholms län.

Riktlinjer för resorPDF

Reseorder och bokning

Reseorder

Din tjänsteresa ska vara godkänd av din chef innan den påbörjas. Fyll i blanketten reseorder, ange resans syfte, vart du ska åka, vilka som ska resa och datum för resan. Blanketten ska skrivas under av din chef, och sedan skickas till ekonomienheten med internpost eller lämnas hos Ekonomienheten i postfacket på plan 5 (rum 1A506).

Reseorder, blankettWord

Bokning

När du lämnat in din reseorder kan du boka resan. BIG Travel skickar faktura på beställningen till KMH.

Kontaktuppgifter Big Travel:

08-120 90 493
rvh@bigtravel.se
www.bigtravel.selänk till annan webbplats

Svärdvägen 27
182 33 Danderyd

Reseförskott

Du kan få reseförskott för utlägg och traktamente. Resan ska vara godkänd och attesterad av din chef, därefter kan du få reseförskott hos ekonomienheten.

Redovisning av resa

Redovisning ska ske senast en månad efter det att resan avslutats. Om du är berättigad till traktamente eller milersättning för resan ska redovisning för hela resan göras på reseräkningsblankett.

Reseräkning, SverigePDF

Reseräkning, utlandPDF

Bilaga till reseräkningPDF

Syftet med tjänsteresan ska anges tydligt på blanketten, även tidpunkt för resan.

Kvitton ska alltid bifogas i original och det ska framgå vad utlägget avser.

Lärares reseräkningar slutattesteras av akademichef, övrig personals reseräkningar slutattesteras av respektive avdelningschef.

Därefter lämnas dessa till löneadministratör på personalenheten för inregistrering i lönesystemet.

Relaterad kontakt