Resor

Vid planering av resa ska du tänka på följande:

• Behovet – är det möjligt att ersätta resan med ett resfritt alternativ, som webb-, video- eller telefonkonferens?
• Beslut – har din närmaste chef godkänt resan?
• Miljöhänsyn – är det nödvändigt att flyga? Allmänna kommunikationsmedel är oftast bästa alternativen ur både säkerhets- och miljöaspekt och tåg bör prioriteras.
• Kostnadseffektivitet – planera din resa i god tid för att få lägre kostnader och möjlighet att utnyttja rabatter och samordning. Webb-, video- och telefonmöten är praktiskt taget gratis.
• LOU – alla inköp/resebokningar ska ske i överensstämmelse med lagen om offentlig upphandling. Samtliga beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, taxi, visum, etc., ska göras via avtalad leverantör. Undantag är kortare resor inom Stockholms län.

Riktlinjer för resor Pdf, 108.2 kB, öppnas i nytt fönster.

Du måste alltid komma överens med din chef innan du bokar. När din chef godkänt resan kan du boka den på två sätt:

1. Använd självbokningssystemet Länk till annan webbplats. Cytric.
   Innan du kan använda självbokningssystemet behöver du få ett användarkonto hos resebyrån. Mejla ekonomi@kmh.se för att få ett konto registrerat.
2. Kontakta resebyrån per telefon eller e-post.
   

Använd i första hand självbokningssystemet då det visar fler möjliga resalternativ samt är det mest kostnadseffektiva alternativet för KMH.

Vid bokning av tjänsteresa ska du ange:

• Syfte med resan

• Beställarreferens (en kod som visar vem som ska granska fakturan. Stäm av med din chef vilken kod som ska användas).

När resan är bokad får du orderbekräftelse från Stureplans Resor på e-post.

Därför ska du använda den upphandlade resebyrån:

• Vi sänker kostnaderna genom effektivare hantering av tjänsteresor.
• Ökar säkerheten genom kännedom om var KMH:s resenärer befinner sig om nödsituation uppstår.
• Minskar klimatpåverkan genom förenklad jämförelse av olika resealternativ.
• Följer lagen om offentlig upphandling.

Du kan få reseförskott för utlägg och traktamente. Resan ska vara godkänd och attesterad av din chef, därefter kan du få reseförskott hos ekonomienheten.

Redovisning ska ske senast en månad efter det att resan avslutats i Primula Länk till annan webbplats.. Om du är berättigad till traktamente eller milersättning för resan ska redovisning för hela resan göras.

Syftet med tjänsteresan ska anges tydligt även tidpunkt för resan.

Kvitton ska alltid bifogas i original och det ska framgå vad utlägget avser.

Lärares reseräkningar slutattesteras av akademichef, övrig personals reseräkningar slutattesteras av respektive avdelningschef.

Därefter lämnas dessa till löneadministratör på personalavdelningen för inregistrering i lönesystemet.

Telefon: 08-665 10 00
E-postadressen: affarsresor@stureplans.se

Självbokningssystemet Cytrict Länk till annan webbplats.

Om du saknar inloggingsuppgifter till självbokningssystemet, mejla ekonomi@kmh.se.